第一条 重要性及制定依据

学校及学校各部门组织的各级各类会议都关系到学院、学科、专业的发展。参加这些会议不仅是为了完成学校及学校各部门交给学院的行政任务，更是大象传媒国产18勿领导和老师了解最新科教政策、科教动态和学校改革发展动态的宝贵机会。

依据《长沙学院会议管理规定（长大办通[2015]3号）》特制订本办法。

第二条 制定目的

制定本办法的目的分为“行政管理目的”和“学院发展目的”两类。

其中“行政管理目的”包括：

（1）领会上级教育部门和学校有关领导的指导精神；

（2）完成学校交给的参加会议、活动的任务；

（3）确保学院拿到相应的绩效管理分数。

其中“学院发展目的”包括：

（1）了解学校相关政策（含科技、人事、教改、财务、学科、招就等政策）；

（2）争取学校相关资源（含科技、人事、教改、财务、学科、招就等资源）；

（3）在全院教职员工中传播上级教育部门和学校的新政策以及改革思路；

（4）统一思想，即促进全院教职员工统一和落实有关新理念、新政策。

第三条 非会议范围

法学院全体教职工大会不属于本办法所指的会议。

法学院自行组织召开的会议、活动不属于本办法所指的会议、活动。

个人科研、科研团队、教学团队组织或参加的会议、调研、讲座等活动不属于本办法所指的会议、活动。

第四条 会议范围

本规定所指的会议仅指学校党政办、纪委办、组织统战部、宣传部、人事处、质评办、教务处、科技处、计财处、招就处、研究生院、创新创业学院、乡村振兴研究院、新媒体学院、关心下一代工作委员会等部门组织的会议、讲座、学习、培训、观摩、观影等活动。

本办法中的“参会”即指参加上述各类会议、活动。

第五条 参会人员范围

法学院所有教职员工一律应当轮流参会。

第六条 参会人员顺序及名单

法学院综合办、教科办组织全体教职员工按姓名的首字母顺序轮流参会。

全体教职员工参会一轮结束以后，下一轮又按此顺序继续参会。

第七条 参会任务减免的原则

参会任务减免的原则是“本轮减免”。

本轮不再安排某位教职员工参会，因且只因下列两种情况中的任意一种：

（1）被学校职能部门点名参加的：即如果某位教职员工已经被学校点名参会，那么他（她）在本轮中就算参加过一次了，本轮中不再安排其参会；

（2）提前主动参会的：即如果某位教职员工在本轮中还未轮到他（她）参会，而且也未被学校职能部门点名参加，但他（她）对该会议的内容十分感兴趣并主动报名参加，那么其就已经完成了本轮参会任务，本轮中不再安排其参会。

第八条 经常参会人员的减免和限制

下列人员会经常被学校职能部门点名参会：

（1）学院班子成员

（2）教研室主任

上述人员已参会的，不再安排参会。

减免参会的，以一个学期为限重新进行计算。

第九条 新学期轮流参会的起点

新学期第一个轮流参会的人是按首字母顺序排在上学期最后一个参会人后面的那一个人，从他（她）开始轮流安排其余人员参会。

第十条 每次参会人数

每次参会人数根据学校及组织会议部门提出的人数配额来确定。

大象传媒国产18勿派出的参会人数只能多，不能少。可以多的原因是有些教职员工会积极申请参加某些会议或活动，所以会超过配额，此类会议一般也允许超过配额。

如上款规定中的会议不允许超过配额，那就仅组织相应的人数参加。

第十一条 会议请假的报备

会议请假的报备分两种情况：

（1）学院上报名单前，请假应有正当理由，须报学院综合办备案；

（2）学院上报名单后，请假须向组织会议的部门领导说明理由，并由该领导批准。向学校党政部门等组织会议的部门领导请假并被批准后，请假人须将情况反馈给学院综合办备案。

第十二条 请假后补参会

请假人应当在下一次补参会。

第十三条 会风要求

为维护长沙学院的良好会风，大象传媒国产18勿的参会人员应

（1）不缺席，不迟到，不早退；

（2）提前10分钟进入会场签到，不得请人代签或帮他人代签；

（3）认真听会，做好会议记录，不做与会议无关的事；

（4）会议期间将手机设置成静音状态。

第十四条 会议传达

参会人员应将该传达的内容及时传达给学院有关人员。

前款规定中特别重要的传达内容，可由学院相关管理人员代为传达；也可经法学院安排，由参会人员的代表在全院教职工大会上直接传达。

第十五条 保密措施

参会人员对会议的涉密内容应当做到：

（1）不拍照；

（2）不复印纸质档；

（3）不复制或传播电子版；

（4）不以任何形式传播涉密内容。

第十六条 保密责任

参会人员对会议的涉密内容负有保密责任。

如果前款规定中的参会人员是党员，则其还应负党员保密责任。

第十七条 泄密处分

参会人员违反保密规定，应接受相应的行政处分。

如该参会人员是中共党员，则还应接受党员纪律处分。

第十八条 参会绩效奖惩

学院在年终二次绩效分配中，对

（1）实际参会人员奖励100元/次；

（2）安排并通知其参会，但无故不参加会议的人员扣100元/次；

（3）安排并通知其参会，但无故不参加会议，并被学校或会议组织单位在OA系统中通报批评的人员扣500元/次。

（4）学院班子成员和教研室主任也轮流参会，所以本来应当按次数给予相应的奖励。但是由于他们参加的学校会议和活动数量太多，而学院年终二次绩效中没有那么多钱奖励给他们。所以学院班子成员和教研室主任不按照参会次数领取会议奖励，只按照每学期其他教职员工平均参加会议的次数领取奖励。

第十九条 参会表彰鼓励

由于本办法第八条规定中的人员经常被点名参会，而又没有与其参会数量相配的绩效奖励，所以应当对该类人员在精神上予以表彰和鼓励。具体做法是：

（1）每学期末通报一次本学期参会情况，以示表彰；

（2）每年度末通报一次本年度参会情况，以示表彰。

第二十条 通知的发布人

会议通知的发布人：

（1）来自质评办、教务处、创新创业学院、招就处的会议通知由教科办发出，负责人为教务秘书；

（2）来自科技处、研究生院、乡村振兴研究院、新媒体学院的会议通知由教科办发出，负责人为科研秘书；

（3）来自党政办、纪委办、组织统战部、宣传部、人事处、计财处、关心下一代工作委员会等其他部门的通知一律由综合办发出，负责人为行政秘书。

第二十一条 通知内容的要求

会议通知中应包含会议名称、具体的时间、地点，以及根据原通知的配额和《法学院轮流参会记录表》列出足额的参会人员姓名。

如遇学校或有关部门发布紧急会议通知，但时间地点暂不明确，那么在得知时间地点后，发布会议通知的负责人应在第一时间补充通知。

第二十二条 通知、提示的发布

通知应在微信群和QQ群同时发布，既保证通知的及时送达，又保证通知不被微信接龙等其他信息冲掉。

在开会之前应当发布温馨提示。温馨提示中应当注明时间、地点，以便于相关人员按提示的时间、地点参会。

在开会之前发布温馨提示有两种情况：

（1）如果会议在某天的上午，则开会之前的一天应当发布参会温馨提示；

（2）如果会议在某天的下午，则开会的当天上午应当发布参会温馨提示。

如果发现应该参会的人员未收到通知或未回复其可以参会，则发布会议通知的负责人须以电话的形式通知其参会。

第二十三条 参会情况的统计

参会情况统一由法学院综合办记录，每学期末公示一次。

第二十四条 本办法的执行技术问题

《法学院轮流参会记录表》纸质版保存在法学院综合办，每学期用一张表。

《法学院轮流参会记录表》扫描版同时公示在法学院QQ群和微信群，每学期期末的公示时间分别为：

（1）自然年上半年的公示时间为该学期第19周的周五；

（2）自然年下半年的公示时间为年终二次绩效分配之前一周的周五。

《法学院轮流参会记录表》见附件。

第二十五条 通过与施行

本办法向法学院全体教职员工征求意见，经法学院党政联席会议通过。

本办法自法学院党政联席会议通过次日（2021年5月12日）起施行。